Conhecemos o Thiago em março, numa conversa de boca de bote com outros MEIs de oficina na região de Campinas. Ele estava irritado: tinha cotado três sistemas de gestão, todos acima de R$ 80 por mês, e nenhum parecia feito para quem produz peça única, não série. "Meu pedido não é SKU", ele disse. "É 'armário 2,10 com gaveta larga e tomada escondida'."
O erro clássico — e ele admite — foi pular direto para app sem organizar o básico. Uma noite, depois de refazer uma porta porque a medida estava só numa foto borrada, ele montou uma planilha no Google Sheets. Nada sofisticado: uma aba por mês, uma linha por pedido, colunas fixas que ele mesmo definiu depois de uma semana de teste.
O que entrou na planilha
As colunas que ficaram foram: data do orçamento, nome do cliente, bairro, status (orçamento, aprovado, em produção, entregue), valor fechado, sinal recebido, data prevista de entrega, medidas principais e link para pasta de fotos no Drive. Parece muito, mas Thiago explica que o segredo foi não preencher tudo de uma vez — só o que evita retrabalho.
Status é a coluna que mais usa. Antes, cliente mandava "e aí, ficou pronto?" e ele precisava rolar dez conversas para lembrar onde estava cada móvel. Agora responde em segundos. Medidas ficam numa célula com texto livre, no formato que ele já falava com o cliente: altura, largura, profundidade, observação. Nada de formulário engessado.
Por que não partiu para app pago
Depois de três meses na planilha, Thiago testou um app gratuito de ordem de serviço. Funcionou para orçamento bonito em PDF, mas travou quando precisou alterar medida no meio da produção — o fluxo do app não previa mudança depois de "aprovado". Voltou para a planilha e manteve só o gerador de PDF do app, quando necessário.
Ele ainda emite nota como MEI pelo emissor gratuito da Receita Federal e guarda o XML numa pasta no Drive com o mesmo nome do cliente na planilha. A integração é manual, mas leva dois minutos. Para o volume dele — entre oito e doze pedidos por mês — faz sentido.
O que mudou na rotina
O ganho não foi "automatizar tudo". Foi parar de carregar pedido na cabeça. Thiago abre a planilha toda manhã no celular, vê o que entra em produção na semana e manda mensagem proativa para quem está com entrega próxima. Cliente percebe organização; ele perde menos tempo explicando o óbvio.
Outro efeito colateral: conseguiu enxergar margem. Com valor e sinal anotados, viu que alguns projetos pequenos consumiam quase o mesmo tempo dos grandes. Ajustou preço mínimo para balcão e armário compacto. Isso não veio de consultoria — veio de enxergar números que já existiam, mas espalhados.
Limitações honestas
A planilha não avisa sozinha quando atrasou. Thiago colocou lembrete no Google Agenda para entregas críticas. Também não resolve estoque de madeira — isso continua num caderno na oficina, porque prefere rabiscar corte na hora. Ele não acha que precisa unificar tudo num sistema; precisa que o que mais dói — pedido de cliente — esteja claro.
Se você ainda anota pedido só no WhatsApp, minha sugestão é: uma planilha feia mas consistente vale mais que app caro que você abandona em duas semanas.
Para quem está na mesma fase, o passo que ele recomenda é listar quais informações já pediu de novo ao cliente nos últimos trinta dias. Essas viram coluna. O resto pode esperar.